Решения
Главная
/
Решения
/
MIDAS:Advertising
|
Платформа Система «MIDAS:Advertising» разработана на платформе 1С:Бухгалтерии 7.7. Выбор этой платформы позволяет:
- сократить начальные затраты на приобретение программного обеспечения;
- использовать уже купленную компанией платформу (вместе с системой бухгалтерского учета);
- обеспечить максимальную гибкость системы и сократить затраты на внесение в эту систему изменений.
Кому подойдет эта система? Система наиболее ориентирована на агентства, которые занимаются предоставлением медиа услуг, разработка креатива, предоставление услуг в области PR и BTL, и в меньшей степени к компаниям, которые занимаются материальным производством рекламных материалов (полиграфия, сувенирная продукция и пр.). Хотя в системе предусмотрена возможность ведения материального склада.
Вовлечение Архитектура системы предусматривает вовлечение в работу с ней максимального количества сотрудников:
- все сотрудники, которые непосредственно работают с проектами (это сотрудники клиентского отдела и сотрудники отделов, работающих с подрядчиками (медиа-отдела, креативного отдела, производственного, и т.п.));
- бухгалтерия, которая вовлечена в работу с системой в части выставления счетов, проведения оплат и выставления и получения актов выполненных работ;
- финансовый департамент, для которого эта система становиться основным инструментом работы;
- сотрудники административно-хозяйственных служб (секретариат, хоз. служба, отдел автоматизации), которые формируют в системе заявки на проведение платежей по административно-хозяйственным затратам;
- руководство компании, которое может просматривать любую отчетность по текущему состоянию компании в оперативном режиме.
Учетная политика В этой системе производится учет всех хозяйственных операций, как связанных с производственной деятельностью, так и общепроизводственных и административно-хозяйственных. Такой подход не только позволяет построить набор взаимосвязанных и взаимопроверяемых управленческих отчетов (управленческого баланса, отчета о финансовых результатах и движения денежных средств), но и значительно сократить время на поиск и исправление ошибки.
Кроме того, организация управленческого учета на базе бухгалтерской модели учета ("двойная запись"), позволяет сократить время обучения сотрудников финансового департамента, т.к. они (в большинстве своем) знакомы с основами бухгалтерского учета.
Взаимодействие с бухгалтерским учетом В связи с тем, что управленческий учета и бухгалтерский учет выполняют разные функции на предприятии (бухгалтерский учет ведется с целью формализации взаимоотношений с государством, а управленческий с целью предоставления оперативной информации о деятельности компании руководству в удобном для него виде), управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского. Пересекаться бухгалтерский и управленческий учет может только на уровне обмена некоторыми первичными документами.
На практике, попытки совместить бухгалтерский и управленческий учет в одной системе зачастую не приводят к положительному результату. Бухгалтерский учет жестко зарегламентирован, поэтому, любая модификация систем бухгалтерского учета нежелательная. С другой стороны, для получения нормальной управленческой отчетности нужны дополнительные уровни аналитики, которые не предусмотрены стандартными системами бухгалтерского учета и добавление которых приведет к увеличению трудозатрат бухгалтеров при вводе документов в систему. Кроме того, некоторые операции, которые проводятся в бухгалтерском учете, не отражают фактической сути хозяйственной операции.
Еще один немаловажный аспект – это безопасность. Внесение управленческих хозяйственных операций, не отражаемых в бухгалтерском учете, может негативно сказаться на финансовой безопасности компании.
Понятие проекта Особенностью практически всех бизнес-процессов, присущих рекламным агентствам, является их относительная дискретность. То есть, работы, выполняемые рекламным агентством можно разбить на группы и в дальнейшем вести учет в разрезе этих групп.
В системе «MIDAS:Advertising» эти группы работ называются «Проект».
Проект – это работа или группа связанных друг с другом работ, которые выполняются для клиента. Проект делится на две части: доходная часть и затратная часть. Доходная часть – это перечень работ, которые компания выполняет для клиента. Затратная часть – это работы, которые выполняют внешние подрядчики для компании, и которые необходимы для выполнения работ, перечисленных в доходной части. В результате выполнения этого проекта, компания получает финансовый результат (прибыль или убыток).
Весь финансовый документооборот и учет хозяйственных операций по производственной деятельности ведется в разрезе проектов. Это позволяет отслеживать динамику выполнения работ и жестко контролировать соответствие фактических результатов с запланированными.
По каждому проекту в систему вводится:
- общая информация о проекте;
- бюджет доходов по проекту (по услугам, которые агентство предоставляет клиенту), который может быть разбит на отдельные работы;
- бюджет затрат по проекту (по услугам, которые предоставляют агентству внешние подрядчики для выполнения работ по данному проекту), который тоже разбивается на отдельные работы, с назначением ответственного за конкретную работу сотрудника.
По каждой работе доходного или затратного бюджета заполняются графики платежей и графики выполнения.
Далее в систему вносится информация о конкретной хозяйственной операции (оплате или выполнении работы) с привязкой к конкретному пункту графика оплат или графика закрытий. Такая привязка позволяет четко отслеживать текущее состояние по проекту, просроченные оплаты или закрытия работ, задолженность перед клиентом или перед подрядчиком и т.д.
Внутренний документооборот Система управленческого учета «MIDAS:Advertising» позволяет включить в процесс работы с ней всех сотрудников компании, участвующих в ее операционной деятельности.
Весь внутренний документооборот, связанный с формированием и прохождениям заявок на оплаты, фиксацией факта выполнения работ реализован в подсистеме «Управление финансовым документооборотом».
В этой подсистеме для каждого вида финансового документа прописывается своя цепочка утверждения. На каждом этапе этой цепочки документ должен быть подписан (электронной подписью внутри системы) соответствующим должностным лицом.
Эта подсистема обеспечивает гарантированное соблюдение регламентов прохождения финансовых документов по цепочкам утверждения и значительно повышает уровень контроля за финансовыми операциями компании.
Подсистема информирования пользователей о событиях
В процессе функционирования системы пользователи могут проводить множество операций. Для тогг, чтобы пользователь мог контролировать все изменения, которые происходят в системе с его проектами и документами имеется подсистема информирования.
Как она работает?
Если с проектом или документом, за который пользователь является ответственным происходит какое-либо изменение:
- проект был изменен;
- была подписана форма каким-либо должностным лицом в рамках цепочки утверждения;
- была проведена оплата по форме, за которую пользователь является ответственным;
- пользователю поступили на подпись документы;
- и многое другое
система генерирует сообщение, в котором пользователь является получателем, а другой пользователь, который провел это изменение – отправителем.
В теле сообщения отражается суть возникшего события или изменения, а так же комментарий, который может оставить отправитель (источник изменения).
Такой подход, позволяет держать пользователя в курсе всех событий, которые происходят по его проектам и документам.
Кроме того, при начале работы системы, она анализирует текущую ситуацию по проектам и документам пользователя, и если она обнаруживает какие-либо проблемы, то она генерирует сообщения об этом пользователю. Например, просроченные оплаты, наличие неподписанных документов и пр.
Так же в системе предусмотрено дублирование этих сообщений на электронный адрес пользователя, что позволяет находится в курсе событий, даже не входя в систему.
Непроектные операции Как уже говорилось выше, система регистрирует все хозяйственные операции компании, независимо связаны они с проектной деятельностью или нет.
Кроме проектных, система фиксирует такие операции:
- операции с основными средствами и нематериальными активами;
- финансовые операции;
- кредиты и займы;
- начисление и выплата заработной платы;
- выдача средств под отчет;
- операции по инвестиционной деятельности;
- начисление непроектных доходов и затрат;
- прочие операции.
Бюджетирование Одной из важнейших управленческих задач, при ведении управленческого учета является сравнение фактических результатов хозяйственной деятельности с плановыми показателями.
Предлагаемая система управленческого учета позволяет вносить плановые значения в виде бюджетов и в дальнейшем сравнивать эти показатели с фактическими. Кроме того, можно организовать систему бюджетного контроля, не позволяющую выйти за пределы плановых показателей при проведении хозяйственных операций.
Отчетность Помимо стандартных управленческих отчетов (управленческий баланс, отчет о финансовых результатах и движение денежных средств) система «MIDAS:Advertising» позволяет строить широкий спектр оперативных управленческих отчетов:
- планы платежей для финансового департамента;
- отчеты по конкретным проектам (бюджет проекта, реестр документов по проекту, оплаты по проекту, график платежей);
- сводные отчет по проектной деятельности. Эти отчеты позволяют проводить глубокий анализ основной операционной деятельности компании.
Кроме того, так как в процессе внедрения система адаптируется к конкретным бизнес-процессам заказчика возможно построение дополнительных отчетов.
Возможность консолидированного учета холдинга или группы компаний Преобразование рекламного агентства в холдинг или группу компании – это один из вариантов развития компании в процессе ее роста. Делается это по разным причинам: разведение конкурирующих клиентов по разным агентствам, выделения отдельных направлений деятельности компании в отдельные юридические лица и пр.
Система «MIDAS:Advertising» позволяет организовывать управленческий учет в рамках таких структур. Весь учет ведется в одной базе, что позволяет сократить издержки на консолидацию учетной информации и сохранить контролирующие функции у управляющей или головной компании.
Для ведения управленческого учета холдинга или группы компаний в системе реализованы такие функции:
- выделение взаиморасчетов между членами холдинга (группы компаний) на отдельные счета учета, что позволяет четко контролировать внутренние взаиморасчеты;
- выделение внутренних доходов и внутренних затрат, возникающих в процессе хозяйственных операций между членами холдинга (группы компаний);
- простая процедура построения консолидированной отчетности по всем компаниям холдинга (группы компаний). При построении консолидированной отчетности из нее изымаются все внутренние взаиморасчеты, доходы и затраты;
- процедуры распределения затрат управляющей компании на всех членов холдинга (группы компаний);
- организация казначейских счетов для пользования компаниями, входящими в холдинг (группу компаний), общих денежных ресурсов.
Подсистема работы с брифами Очень часто, для организации системы внутренних заказов на выполнение работ, рекламные агентства используют «бриф».
В системе «MIDAS:Advertising» реализована подсистеме управления брифами.
Эта подсистема позволяет:
- разрабатывать шаблоны брифов по разным видам работ;
- организовать прохождения брифа по цепочке утверждения от внутреннего заказчика до внутреннего исполнителя и обратно (с результатами выполненных по конкретному брифу работ);
- отслеживать дедлайны по брифам и своевременно информировать как заказчика так и исполнителя об их наступлении;
- контролировать возникновение просроченных брифов;
- анализировать эффективность работы сотрудников по динамике выполнения работ по брифам.
Подсистема учета рабочего времени Для оценки полной рентабельности работы по определенным проектам или клиентам, необходимо собирать информацию о временных затратах потраченных на работу над этим проектом (клиентом).
Система «MIDAS:Advertising» содержит подсистему учета рабочего времени.
Общий алгоритм работы этой подсистемы состоит из таких этапов:
- сотрудники, задействованные в операционной деятельности компании каждый день заполняют тамшиты, в которых указывают сколько времени они потратили на определенные проекты;
- по окончанию отчетного периода (обычно месяца) сотрудники финансового департамента с помощью специального инструмента формируют стоимость работы часа производственного сотрудника;
- на основании стоимости часа работы сотрудника и количества часов затраченных на конкретный проект, формируется внутренняя себестоимость проекта, которая при сложении с внешней себестоимостью позволяет посчитать реальную рентабельность проекта (или рентабельность работ по клиенту).
Безопасность Так как в процесс работы системы вовлекаются все сотрудники компании, вопрос безопасности и сохранения конфиденциальности выходит на первый план.
В системе безопасность строится на основании ролей пользователей и контекста запрашиваемой информации. Пользователь системы может иметь одну или несколько ролей:
- сотрудник вспомогательных подразделений (ИТ, хозяйственная служба, секретариат);
- менеджер по работе с клиентами;
- начальник отдела по работе с клиентами;
- менеджер по работе с подрядчиками;
- начальник отдела по работе с подрядчиками;
- бухгалтер;
- финансовый директор;
- директор компании;
- генеральный директор (для холдинга или группы компаний);
- финансовый менеджер;
- администратор системы.
Если в системе ведется учет холдинга или группы компаний, то такие роли могут назначаться на одну или несколько компаний. Например, если имеется холдинг, состоящий из компаний «А» и «Б», то пользователь с правами «бухгалтер компании А» не будет имеет доступа к документам компании «Б».
Такой подход к организации контроля доступа гарантирует максимальную безопасность информации, и, в то же время, максимальную гибкость управления доступом.
Версия для Российской Федерации Специалистами нашей компании произведена адаптация системы «MIDAS:Advertising» для работы в российских компаниях:
- управленческий план счетов приведен к российским стандартам;
- учтены особенности российского налогового законодательства;
- разработаны процедуры интеграции типовой конфигурацией бухгалтерского учета для РФ.
Последовательность действий по внедрению Обычно, реализация проекта по внедрению системы управленческого учета в рекламном агентстве занимает от трех месяцев до полугода.
Процесс внедрения состоит из следующих этапов:
Ценообразование Так как система «MIDAS:Advertising» не является коробочным решением и адаптируется под конкретного заказчика, окончательный бюджет внедрения может сильно варьироваться.
Основной единицей формирования стоимости работ, является «человеко-час», т.е. все работы по анализу, адаптации и внедрению измеряются в человеко-часов и умножаются на стоимость одного человека-часа.
На данный момент, нашей компанией установлена стоимость человеко-часа в размере 125 грн. без учета НДС (150 грн. в НДС).
Общая стоимость внедрения состоит из таких слагаемых:
- стоимость базовой версии «MIDAS:Advertising» (10 000 грн. с НДС);
- стоимость программного обеспечения (1С Бухгалтерия 7.7 (версия для SQL) 5 800 грн. с НДС);
- стоимость работ по анализу управленческого учета у заказчика, разработке нормативной документации и подготовке технического задания на адаптацию системы «MIDAS:Advertising» под бизнес-процессы заказчика;
- стоимость работ по адаптации системы;
- стоимость обучения сотрудников заказчика работе с системой;
- стоимость работ по внедрению системы.
Временные затраты, как и стоимость каждого пункта, кроме первых двух напрямую зависит от тех пожеланий, которые выскажет заказчик. Поэтому, вывести окончательный бюджет достаточно сложно.
Однако, можно условно подсчитать нижнюю границу стоимости внедрения – это сумма в районе 25 000 грн с НДС.
|
Copyright @ Лабораторiя Економiчного Програмування, 2007